Wydaje się, że o pracy zdalnej wszystko już zostało powiedziane. Jest z nami od niemal trzech lat i dla wielu firm, okazała się fantastycznym rozwiązaniem. Jednakże wraz z wejściem w życie przepisów dotyczących pracy zdalnej w tym roku, zaczynają pojawiać się pytania i wątpliwości. Zwłaszcza, kiedy o pracę zdalną wnioskuje pracownik-rodzic, a pracodawca nie jest chętny do wprowadzania pracy zdalnej w swoim zakładzie pracy.
Czy pracodawca musi wprowadzić pracę zdalną?
Odpowiedź brzmi nie. ALE. Ale jak to w prawie bywa nie wszystko jest zero-jedynkowe. Wprawdzie żaden przepis kodeksu pracy nie narzuca pracodawcy wprowadzenia w swojej firmie pracy zdalnej, ale przepis art. 6719 § 6 kodeksu pracy, jasno wskazuje na tzw. grupę uprzywilejowaną pracowników, którzy mogą wnioskować o pracę zdalną. I których wnioskiem – co do zasady – pracodawca będzie związany.
Kto należy do tej tzw. uprzywilejowanej grupy pracowników?
Pracownicy uprawnieni do pracy zdalnej
Zgodnie ze wspomnianym wcześniej przepisem kodeksu pracy, do grupy uprzywilejowanych pracowników, mogących wnioskować o pracę zdalną, należą:
- pracownik – rodzic dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem” (ciężkie i nieodwracalne upośledzenie albo nieuleczalna choroba zagrażającą życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu) – również po ukończeniu przez dziecko 18. roku życia,
- pracownica w ciąży,
- pracownik – rodzic dziecka:
- legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz,
- posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe (Dz. U. z 2021 r. poz. 1082 oraz z 2022 r. poz. 655 i 1079)
– również po ukończeniu przez dziecko 18. roku życia,
- pracownik sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadających orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,
- pracownik wychowujący dziecko do osiągnięcia przez nie 4. roku życia.
Wgłębiając się dalej w przepisy dotyczące pracy zdalnej, możemy przeczytać, że pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika z wymienionej wyżej grupy, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.
Jak więc to wszystko powinno wyglądać w praktyce?
O jakich formalnościach pracodawca nie może zapomnieć?
Wniosek o pracę zdalną rodzica – formalności
Pracownik – rodzic dziecka ze wspomnianej grupy, znajduje się w pozycji uprzywilejowanej. Oznacza to, że jeżeli zawnioskuje o pracę zdalną, a pracodawca nie ma podstaw żeby takiej pracy odmówić, musi się na nią po prostu zgodzić.
Tym samym powinien takiego pracownika przeszkolić pod względem BHP – zapoznać go z oceną ryzyka zawodowego, a także przedstawić mu procedury związane z ochroną przetwarzania danych osobowych i bezpieczeństwem informacji. Ponadto pracownik powinien oświadczyć, że posiada warunku lokalowe i techniczne do prawidłowego wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca jest także obowiązany pokryć koszty pracy zdalnej, m.in. prądu i internetu, a także uzgodnić z pracownikiem pozostałe warunki świadczenia pracy zdalnej, takie jak: sprzęt, narzędzia, sposoby komunikacji i potwierdzania obecności. Najprostszym rozwiązaniem, jest ujęcie tychże zasad w regulaminie pracy zdalnej.
To oczywiście scenariusz pozytywnego rozpatrzenia wniosku pracownika i uruchomienia całej machiny związanej z wykonywaniem pracy zdalnej. A co w sytuacji, kiedy pracodawca nie wyrazi na nią zgody?
Odmowa świadczenia pracy zdalnej przez rodzica
Należy pamiętać, że mimo iż pracownicy ujęci w kodeksie pracy, jako szczególnie uprzywilejowana grupa uprawniona do wnioskowania o pracę zdalną, mogą również spotkać się z odmową i brakiem akceptacji swojego wniosku.
Co do formalności – pracodawca ma 7 dni roboczych od momentu otrzymania wniosku pracownika na udzielenie odpowiedzi, która może być również przekazana w formie elektronicznej. Jeżeli odpowiedź na wniosek pracownika, jest negatywna pracodawca ma obowiązek ją uzasadnić.
Przykład?
Pracownik obsługuje klientów stacjonarnie w zakładzie pracy. Nie da się tego robić zdalnie i przenieść na grunt pracy zdalnej, bo praca wymaga jego obecności i bezpośredniego kontaktu z klientem. W związku z tym odmowa udzielenia zgody na pracę zdalną, będzie w tym wypadku w pełni uzasadniona.
Jednakże należy dokładnie zapoznać się z każdą odmową i sprawdzić, czy faktycznie pokrywa się z rzeczywistością, czy jest to uchylanie się od nowych obowiązków przez pracodawcę. Niestety kodeks pracy w dziale dotyczącym pracy zdalnej, nie wskazuje żadnych środków służących odwołaniu się pracownika od decyzji pracodawcy. W związku z tym pracownik powinien podjąć się próby rozmowy z pracodawcą lub skonsultować swoje wątpliwości z prawnikiem albo Państwową Inspekcją Pracy.
Podsumowanie
Podsumowując, należy pamiętać, że jeżeli jako pracownik z tzw. uprzywilejowanej grupy, chcemy wnioskować o pracę zdalną, powinniśmy złożyć do pracodawcy wniosek pisemny lub elektroniczny i oczekiwać na decyzję do 7 dni roboczych. Jeżeli pracodawca się zgodzi, wówczas czeka nas przygotowanie stanowiska pracy i spełnienie pozostałych procedur związanych z rozpoczęciem świadczenia pracy zdalnej. Natomiast jeżeli decyzja będzie odmowna, należy zapoznać się z jej uzasadnieniem i sprawdzić, czy ma ono pokrycie w rzeczywistości.
Dzień dobry. Pracodawca dla rodziców dziecka do 4 roku życia wymusza w 1 kolejności wykorzystanie 24 dni okazjonalnej pracy a dopiero po przekroczeniu pracę zdalną na wniosek osoby uprawnionej. Czy jest to zgodne z prawem?
Dzień dobry! Czy orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego ze względu na zagrożenie niedostosowaniem społecznym jest również objęte tą możliwością?
Jak widać, nikt nie odpowiada na Państwa pytania zadane pod artykułem…
Czy jednocześnie oboje rodzice mogą przebywać na pracy zdalnej w przypadku „pracownik wychowujący dziecko do osiągnięcia przez nie 4 roku życia”. Czy tata dziecka w wieku do lat 4 może wnioskować o pracę zdalną na okres pokrywający się z urlopem rodzicielskim matki dziecka?
A co jeśli pracodawca nie dotrzymał terminu 7 dni?? Złożyłam wniosek 3 września i do dziś tj 14 września nie mam odpowiedzi??
Pani Sylwio, proszę ponaglić pracodawcę przypominając o ustawowym terminie albo/i złożyć skargę do PIP
Mam dziecko do lat 4. W pracy obowiązuje model 2 dni z biura (tak po prostu, nie dlatego, że pracy nie da się wykonywać poza biurem). Wniosek o pracę zdalną został złożony i nie został odrzucony. Na wniosku nie ma nic o wymiarze pracy zdalnej. Pracodawca jednak uważa, że skoro w całej firmie jest model 2 dni z biura, to ta zgoda z automatu jest na 3 dni tygodniowo pracy zdalnej. Czy takie podejście jest zgodne z prawem?
Dzień dobry, proszę o wskazanie gdzie atr. 67 definuje, że „pracownik – rodzic dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”” należy do grupy uprzywilejowanej. Z góry dziękuję.
Jestem rodzice dziecka do lat 4. Pracowałam w w formie zdalnej przez pół roku łącząc pracę z urlopem rodzicielskim. Teraz gdy kończy mi się termin pracy zdalnej (dostałam zezwolenie na pracę do końca lipca) i jednoczesnue kończy się urlop rodzicielski – pracodawca odrzucił moje podanie o kontynuowanie pracy zdalnie, uzasadniając to tym, że chce bym pojawiała się w biurze. Czy takie uzasadnienie ma sens czy jest uchylaniem się od nowych przepisów? Moja praca nie wymaga kontaktu z klientem, dotychczas nie było żadnych problemów z pracą zdalnie.
Czy pracodawca może odmówić wykonywania pracy zdalnej w wymiarze 100% pracownikowi wychowującemu dziecko do lat 4, uzasadniając to faktem, że już obecnie praca ta, w całej firmie, jest świadczona 2dni w tygodniu w formie zdalnej? ( Brak obiektywnych przeszkód do wykonywania jej z domu -programista)
Dzien dobry
Czy pracodawca moze ograniczyc ilosc dni pracy zdalnej lub wymagac np. 2 dni w biurze + 3 dni pracy zdalnej?
Czy dobrze rozumiem ze skladam wniosek, pracodawca nie moze odmowic (dziecko ponizej 4 rż) i calkowicie wykonuje swoja prace zdalnie?
Pracodawca może odmówić w każdym przypadku, jedyne co musi zachować to termin 7 dni na
konkretne uzasadnienie odmowy. nie może ona być na zasadzie ,,nie, bo nie”.
Ustawa reguluje dostęp do pracy zdalnej ale nie może zmusić pracodawcy do bezwzględnego przyznawania możliwości pracy zdalnej jeśli określone stanowisko wymaga pracownika fizycznie w miejscu pracy. Skoro napisała Pani o propozycji pracodawcy 2 na 3 oznaczać może, że Pani stanowisko wymaga Pani obecności w miejscu pracy co najmniej dwa dni w tygodniu.
Witam, nie znalazłem w ustawie informacji, że rodzic z dzieckiem posiadającym odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka lub orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego moze ubiegać się o pracę zdalna.
Czy gdzieś jest to w ustawie napisane? Jeśli tak, w którym miejscu to szukać?
zgodnie z ustawą KP art 67 § 6 Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika, o którym mowa w art. 1421 § 1 pkt 2 i 3, pracownicy w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, a także pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności, o wykonywanie pracy zdalnej, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.
Jeśli dziecko więc jest starsze niż 4 lata lub nie ma orzeczenia o stopniu niepełnosprawności to tylko wniosek o pracę zdalną na ogólnych zasadach.
Czy pracodawca może odmówić pracownikowi (który wychowuje dziecko do lat 4) pracy zdalnej, jeśli pracownik wcześniej uszkodził sprzęt?
Czy pracodawca może wymagać uzasadnienia do wniosku o pracę zdalną pracownika z grupy uprzywilejowanej? Czy może uzależnić zgodę od złożenia takowego uzasadnienia?
Na wymóg uzasadnienia takiego wniosku nie ma przepisu, tak samo jak pracodawca nie może brakiem takiego uzasadnienia odmówić zgody.
Jeśli pracodawca odmawia pracownikowi uprzywilejowanemu możliwości pracy zdalnej to musi taką odmowę mocno uzasadnić- np. stanowisko pracownika wymaga jego obecności fizycznej w firmie, lub pracodawca nie ma możliwości zapewnienia właściwej organizacji pracy zdalnej- np. zachowanie zasad RODO, sprzęt komputerowy, oprogramowania patentowe.
Czy pracodawca za każdym razem powinien zwracać koszty pracy zdalnej? Na czym to dokładnie polega?
Czy w świetle RODO pracodawca może wymagać do okazania dokument potwierdzający np. niepełnosprawnosc dziecka ?
tak, jak najbardziej, osoba uprzywilejowana musi się okazać dokumentem uprawniającym ją do skorzystania z możliwości pracy zdalnej na zasadach szczególnych
Dzien dobry. Jestem rodzicem dziecka do lat 4 i dzis moj wniosek zostal odrzucony z podaniem powodu m.in. pracy z danymi poufnymi, braku mozliwosci socjalizacji i dzielenia się umiejetnosciami. Standardowego pracownika obowiazuje system pracy 2 dni z biura, 3 dni zdalnie. Z danymi poufnymi pracujemy 5 dni w tygodniu, podczas pandemii pracowalismy w pelni zdalnie, efektywnie wprowadzajac i szkolac nowych pracownikow. Dzien pracy zdalnej nie rozni sie od dnia pracy w biurze, nie obslugujemy klienta. Czy takie umotywowanie odrzucenia wniosku jest zasadne czy jest sens odwolac sie od niego? Z gory dziekuje za odpowiedz.